pour intégrer un nouvel arrivant et le réussir efficacement
Rapport d'étonnement pourquoi et comment le mettre en place ?
Le rapport d’étonnement est un outil souvent utilisé lors de l’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Il consiste à recueillir les impressions du nouvel arrivant après ses premières semaines d’activité. Ce document est précieux pour l’entreprise, car il offre un regard neuf sur ses processus internes, son organisation et sa culture.
Les bénéfices du rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement présente plusieurs avantages, tant pour l’employeur que pour le nouvel arrivant :
- Un regard extérieur objectif : Un collaborateur fraîchement arrivé n’est pas encore totalement imprégné des pratiques et des habitudes de l’entreprise. Son point de vue est donc souvent plus impartial et permet de révéler des dysfonctionnements ou des améliorations possibles que les équipes en place ne perçoivent plus.
- Faciliter l’intégration : Pour le nouvel employé, rédiger ce rapport permet de formaliser ses premières impressions et de prendre du recul sur son expérience. Cela favorise une réflexion active sur ses attentes et son adaptation à l’entreprise.
- Favoriser le dialogue : Ce rapport est un prétexte idéal pour organiser une rencontre entre le manager et le collaborateur, créant ainsi une occasion de discuter des points positifs et des difficultés rencontrées, et d’envisager ensemble des pistes d’amélioration.
- Améliorer l’expérience d’onboarding : En analysant les rapports d’étonnement, l’entreprise peut identifier des tendances récurrentes et ajuster ses processus d’accueil, de formation, ou de communication pour rendre l’intégration plus fluide.
- Valoriser les talents : Demander un rapport d’étonnement montre que l’entreprise valorise l’avis de ses collaborateurs, même des plus récents. Cela envoie un message fort sur l’importance de l’intelligence collective.
Comment mettre en place un rapport d’étonnement efficace ?
Voici quelques étapes clés pour réussir la mise en place d’un rapport d’étonnement dans votre entreprise :
1. Définir un cadre clair :
- Informez le nouvel arrivant dès son arrivée qu’un rapport d’étonnement lui sera demandé à la fin de sa période d’intégration (généralement après un ou deux mois).
- Expliquez la finalité de ce rapport et l’importance de sa contribution. Il est essentiel de préciser qu’il s’agit d’un exercice bienveillant et non d’un audit.
2. Structurer le rapport :
Un rapport d’étonnement bien rédigé doit couvrir plusieurs aspects clés de l’entreprise. Voici un exemple de structure possible :
- Les premières impressions générales : Comment le nouvel arrivant perçoit-il l’entreprise, son ambiance et sa culture ?
- L’accueil et l’intégration : Comment s’est passée la phase d’onboarding ? Les informations et outils nécessaires étaient-ils disponibles ?
- L’organisation interne : Le collaborateur trouve-t-il les processus de travail clairs et efficaces ? Des suggestions d’amélioration ?
- Les relations avec l’équipe : L’intégration au sein de l’équipe s’est-elle bien passée ? Y a-t-il des obstacles à la collaboration ?
- Les attentes et perspectives : Quelles sont ses attentes après ces premières semaines ? A-t-il des besoins spécifiques pour s’épanouir dans son poste ?
3. Organiser une restitution :
Une fois le rapport remis, il est important de prévoir une rencontre formelle pour discuter des points soulevés. Ce moment permet à l’entreprise d’apporter des explications ou de prendre en compte des remarques pertinentes.
4. Analyser et agir :
Recueillir des rapports d’étonnement sans exploiter les informations serait contre-productif. L’entreprise doit analyser les retours pour détecter les points à améliorer, mais aussi pour souligner les aspects positifs. Une attention particulière doit être accordée aux récurrences dans les retours, car elles révèlent souvent des problèmes structurels à corriger.
5. Maintenir la confidentialité et la bienveillance :
Le collaborateur doit se sentir en confiance pour partager ses impressions. Le processus doit rester transparent, bienveillant et garantir la confidentialité de ses propos.
En conclusion, le rapport d’étonnement est un outil simple, mais puissant, permettant de renforcer l’intégration des nouveaux arrivants tout en apportant des perspectives d’amélioration continues à l’entreprise. En le structurant bien et en instaurant un dialogue constructif autour de ses résultats, il devient un atout stratégique pour optimiser l’onboarding et améliorer l’organisation.
