Contexte

Dans un contexte de forte activité opérationnelle et d’organisation multisites, l’entreprise souhaitait moderniser sa fonction RH à travers la mise en place d’un SIRH complet de gestion des temps et des activités (GTA).

Les objectifs du projet étaient les suivants :

• Fiabiliser le suivi des temps, des absences et des compteurs
• Harmoniser les pratiques et réduire les risques d’erreur
• Accompagner les RRH, managers et collaborateurs dans la prise en main du nouvel outil
• Garantir un déploiement opérationnel maîtrisé dans des délais exigeants

RH Venture est intervenue en AMOA, de la recette au déploiement et jusqu’à la phase d’hypercare, afin d’assurer la réussite du projet et l’adoption par les utilisateurs.

Notre intervention 

Phase 1 - Recette

• Vérification du paramétrage
• Construction et exécution d’un plan de tests complet
• Animation des points de suivi en continu
• Accompagnement à la prise en main opérationnelle de l’outil

Phase 2 - Préparation et stratégie de déploiement

• Conception et mise en place d’une stratégie de déploiement
• Analyse des besoins spécifiques par entité opérationnelle
• Création de scénarios de tests complémentaires
• Structuration du dispositif d’hypercare avant mise en production

Phase 3 - Déploiement et hypercare

• Accompagnement au démarrage et mise en service de l’outil

• Création d’une boîte à outils utilisateurs (guides, modes opératoires, support)

• Gestion des tickets RUN et animation des points quotidiens

• Accompagnement renforcé sur les sujets sensibles :

  - Gestion des cycles de travail

  - CP, RTT, congés de fractionnement

  - CET

  - Heures supplémentaires et astreintes

  - Notifications utilisateurs

  - Traçabilité et suivi des corrections
  
  

Points de vigilance rencontrés

• Importance de délivrer rapidement les correctifs pour soutenir l’adoption interne
• Volume important de tickets nécessitant priorisation et organisation
• Nécessité de tracer l’ensemble des actions (paramétrages, tests, montées de version)
• Forte attente sur l’accompagnement et la communication entre équipes RH, DSI et Paie

Recommandations consolidées

• Créer des modes opératoires simples et opérationnels, adaptés au quotidien des utilisateurs
• Renforcer le rôle des RRH dans l’encadrement et la montée en compétence des managers
• Mettre en place un créneau fixe quotidien pour le traitement des tickets techniques
• Maintenir une communication régulière interservices pour fluidifier les évolutions
• Planifier un bilan à froid post-hypercare pour capitaliser sur les apprentissages

Témoignage client

« Merci de nous avoir aidé et soutenu tout au long du projet.
Nous n’y serions pas arrivés sans vous et toute l’équipe RH se joint à moi ! Merci d’avoir écouté les équipes, de leur avoir permis de s’exprimer et de nous avoir alertés quand il le fallait.
Votre écoute, soutien et patience ont été précieux, nous ont permis de garder la tête froide et ont contribué à faire de ce projet une réussite. » 

Directrice des Ressources Humaines