Contexte & besoin

L’École Française est un organisme de formation 100 % digital, proposant des parcours certifiants et diplômants pour :

• Les salariés
• Les personnes en reconversion
• Les alternants
• Les entreprises souhaitant développer les compétences internes

Au moment où la directrice générale a sollicité RH Venture, le service RH était totalement à l’arrêt :

• L’alternante RH avait quitté l’entreprise
• La responsable RH était en arrêt longue durée puis a démissionné

Conséquence : accumulation de retards administratifs, absence de pilotage RH et risques opérationnels forts (paie, SIRH, demandes collaborateurs…).

Le besoin :

Une consultante RH à temps partiel, capable d’assurer :

• la continuité du fonctionnement RH
• la gestion du quotidien opérationnel
• la remise en conformité des processus
• la passation vers une nouvelle recrue RH une fois celle-ci embauchée

Une chargée d’administration RH a été recrutée début novembre. La consultante RH assure actuellement sa montée en compétences jusqu’à sa passation définitive.

Notre intervention

La mission s’est articulée autour de deux axes majeurs.

1. Continuité du service et accompagnement RH opérationnel

La consultante RH est intervenue en tant que DRH à temps partagé, avec pour objectifs de remettre l’activité sur les rails et de garantir une gestion quotidienne fiable.

Ses missions ont notamment couvert :

• Réponses et accompagnement des collaborateurs
• Gestion et mise en forme des variables de paie en lien avec la comptabilité
• Suivi et gestion des absences
• Mise à jour du SIRH et des outils associés
• Gestion des entrées et sorties (onboarding / offboarding)
• Administration RH quotidienne

L’intervention représentait 1,5 jour par semaine, permettant une maîtrise budgétaire tout en assurant un fonctionnement robuste. 

2. Transmission & autonomisation de la nouvelle RH

Avec le recrutement d’une chargée RH en novembre, la mission a évolué vers :

• la formation aux pratiques et outils internes,
• la clarification et formalisation des processus,
• la transmission des sujets en cours,
• la sécurisation de la montée en compétences.

Objectif : permettre à la nouvelle collaboratrice de reprendre le poste sereinement et en toute autonomie.

Résultats obtenus

Grâce à cet accompagnement, l’École Française a pu :

Maintenir un service RH totalement fonctionnel

• La paie a été sécurisée
• Les demandes internes traitées
• Les absences suivies
• Le SIRH tenu à jour

Le climat social a été stabilisé, évitant une perte de confiance des équipes.

Recruter la bonne personne, sans précipitation

La direction a pu prendre le temps de sélectionner le profil adapté, sans urgence liée à la continuité opérationnelle.

Intégrer la nouvelle collaboratrice dans de bonnes conditions

À son arrivée :

• les process étaient remis en ordre
• les retards traités
• le terrain assaini

Un élément clé pour sécuriser la réussite d’une prise de poste (arriver dans le chaos augmente fortement les risques d’échec et de départ anticipé).

Maîtriser les coûts

L’externalisation a permis :

• d’ajuster le nombre de jours à la réalité du besoin (1,5 jour / semaine)
• de limiter les dépenses pendant la période transitoire

Un investissement efficace et contrôlé.

Points d’attention remontés

Au fil de la mission, des chantiers structurels ont été identifiés :

• documentation à renforcer,
• process à homogénéiser,
• organisation à clarifier.

Pour les mener plus sereinement, un rythme de 3 jours/semaine aurait été plus optimal, point signalé à la direction.